Googleカレンダー+Slack+Trello+Scrapbox > サイボウズLive

こしがいたい と こいがしたい はよく似ていると思いませんか?北山です.

現在国際会議で参加した香港にて,腰痛が再発し苦しみに耐えながら執筆しています.よく頑張った!!感動した!! まあ,飛行機まで時間があるので,気を紛らわすためにつらつらと書いていきます.

さて,北山研は発足時からサイボウズLiveを長きに渡って利用してきました.ずっと使っている中で,少しづつ運用面での改良をしてきました.このあたりの実運用面で参考になるかもしれないので,今回はそれに少し触れながら,本題の「脱サイボウズLive」の話をしていきます.

昔の話は記憶だよりなので,曖昧なところもあるかと思いますがご了承ください.

ver 1.0:シンプルな情報共有

  • ストック型情報共有:サイボウズLiveの掲示板
  • フロー型情報共有:サイボウズLiveの掲示板+googleグループ(メーリングリスト)
  • スケジュール:サイボウズLiveのイベント
  • ToDo:利用なし

ver 1.2:タスク管理の概念が入る

  • ストック型情報共有:サイボウズLiveの掲示板
  • フロー型情報共有:サイボウズLiveの掲示板+googleグループ(メーリングリスト)
  • スケジュール:サイボウズLiveのイベント
  • ToDo:サイボウズLiveのToDo

ver 1.5:チャットによる情報共有の加速

  • ストック型情報共有:サイボウズLiveの掲示板
  • フロー型情報共有:サイボウズLiveの掲示板+slack
  • スケジュール:サイボウズLiveのイベント
  • ToDo:サイボウズLiveのToDo

ver 2.0:脱サイボウズLive

  • ストック型情報共有:scrapbox
  • フロー型情報共有:slack
  • スケジュール:googleカレンダー
  • ToDo:trello

さて,なんでver 2.0体制が必要になるのか?ということですが,サイボウズLiveには3つの欠点があると考えています.

  1. ストック型情報を見つけられない
  2. スケジュールが見にくい
  3. Slackとの連携が取れない

まず,「ストック型情報を見つけられない」から行きましょう.サイボウズ内に情報としては存在するけど,それを知らないために2度手間になっているケースが幾つか見受けられます.また,ストックとフローが混在する形式なので,情報をまとめて整理する能力に乏しいという問題もあります.また,検索結果画面が見にくいというのも大きな問題でしょう.これらのことから,情報がせっかく記録されていても,それが活かされることなく埋没することが起こっています.

次に,「スケジュールが見にくい」ですが,言わずもがなでしょう.モバイルアプリでは,スケジュールの有無のみしか把握できず,いつ,何が?というのはぱっと見わかりません.デスクトップ画面ではどうか?というと色分けもできないので,個人の予定と研究室としての予定が見分けにくい問題があります.研究室では「個人の予定は期間イベント」「研究室の予定は先頭に〓をつける」などの工夫で見分けていましたが,限界かなぁという感じです.

最後に,「Slackとの連携が取れない」です.チャットツールは,有益な情報から雑談まで様々なものが流れています.それと有機的に連携できないというのが,ストック型情報を見つけられないにも影響を与えているんじゃないかと思います.

ということで,次年度から新しいサービスを使いだし,問題もたくさん出てくるのだと思いますが,新メンバーと一緒に楽しく乗り越えて,ますます北山研をパワーアップさせて行きましょう.

今日は,このあたりで.ではでは.

PS. サイボウズLive自体は全部のせなので,多少の不便に目をつむれる,短期間の利用には向いているなぁと思います.短期のときには全部のせ,長期に渡って利用する場合は,カスタマイズ可能で機能特化なサービスを連携させるというのがよいのだと思います.

 

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